Le logiciel Extra-Loge dispose de nombreux modules. Chaque utilisateur peut se voir attribuer des droits d’accès différents qui lui donneront le droit d’utiliser un ou plusieurs modules.

Le module Membre permet :

  • D’accéder à l’extranet de façon sécurisé suivant trois niveaux, apprentis, compagnons, maîtres.
  • L’accès s’effectue par login (n° matricule) et mot de passe avec filtre optionnel sur l’adresse IP pour renforcer la sécurité.
  • De consulter le calendrier des tenues à venir ainsi que leur historique.
  • De consulter la liste des membres du collège des officiers.
  • De consulter les documents et planches qui ont été déposés par les membres. Différents tris (date, alphabétique, auteur, type) et filtres (niveau et type) sont disponibles. Seuls les documents correspondant au niveau (et niveau inférieur) du visiteur sont visibles.
  • De consulter le trombinoscope des membres (photo, adresse, téléphone, email, site web, profession, historique du parcours maçonniques, historique des différents postes occupés).
  • De consulter une vue synthétique avec statistiques, des membres (actifs ou non) et des différents évènements de l’année maçonnique et des années précédentes (allumage, affiliations, initiations, augmentations de salaires, démissions, renvois…).
  • D’ajouter un document, en indiquant un titre, une date, son niveau, son type et le nom de l’auteur. Il est possible de programmer à quelle date le document sera visible sur l’extranet.
  • De gérer et modifier son profil : photo, email, profession, site web, adresse, téléphones, historique du parcours maçonnique, historique des postes occupés.
  • De charger sa photo, la recadrer, changer sa taille.
  • D’autoriser ou pas sa présence dans le trombinoscope.
  • De noter les différentes visites maçonniques faites en dehors de ton atelier.
  • D’obtenir de l’aide et envoyer un message au webmaster de la Loge.
  • D’importer à l’aide de vcards les données (nom, téléphone, mail…) des membres vers ton logiciel de messagerie.

Le module Email permet :

  • D’envoyer des messages (email) à un ou à tous les membres. Mots de passe, documents, ordre du jour de la prochaine tenue…
  • De gérer un carnet d’adresse d’email de non membres (loges amies, visiteurs…), de façon à pouvoir leur envoyer des emails facilement (programmes des tenues par exemple).
  • D’ajouter une pièce jointe à certains mails. Les emails envoyés peuvent faire l’objet d’un enregistrement optionnel dans un fichier log (personnaliser le site).

Le module Hospitalier permet :

  • De comptabiliser le tronc de la veuve pour chaque tenue avec total annuel.

Le module Maître des banquets permet :

  • D’envoyer un email afin de comptabiliser les membres présents à la prochaine réunion et restant aux agapes.
  • De consulter le tableau prévisionnel des présences à la réunion et aux agapes.
  • D’indiquer le menu des prochaines agapes (affiché sur l’extranet et dans le mail de confirmation de présence aux agapes).

Le module Maître des Cérémonies permet :

  • De gérer l’inventaire du matériel grâce à une petite gestion de stock.
  • Chaque article est identifié par les champs, date d’entrée, date de sortie, référence, libellé, emplacement, prix unitaire et quantité.
  • Une photo peut être associée à chaque article.
  • Différentes options (années, en stock, sorties, entrées…) permettent de filtrer les listes à l’écran.
  • Les listes peuvent être imprimées.
  • L’export vers un tableur est prévu (au format TXT).

Le module Premier Surveillant permet :

  • De programmer et gérer les réunions des compagnons (ajout, modification, suppression, ordre du jour, date, rapport).
  • D’envoyer un email pour convoquer les compagnons à une réunion.
  • De gérer les présences aux réunions.

Le module Second Surveillant permet :

  • De programmer et gérer les réunions d’apprentis (ajout, modification, suppression, ordre du jour, date, rapport).
  • D’envoyer un email pour convoquer les apprentis à une réunion.
  • De gérer les présences aux réunions.

Le module Secrétaire permet :

  • De gérer le calendrier des tenues avec l’ajout, la modification, la suppression d’évènements avec trois niveaux (1er, 2e et 3e degré).
  • D’ajouter un membre.
  • De gérer les membres (mot de passe, adresse IP, grade, photo, date de naissance, adresse, téléphone, email, site web, profession, historique du parcours maçonniques, historique des différents postes occupés).
  • De gérer les présences. Des statistiques par membres et dates sont disponibles.
  • De gérer les visiteurs pour chaque tenue (nombre et nom).
  • De générer pour impression une feuille de présence.
  • D’exporter les adresses pour pouvoir imprimer des étiquettes ou faire un mailing.
  • De gérer les informations sur l’association profane.
  • D’accéder au « Résumé annuel des Travaux ».
  • De générer le « Tracé des Travaux ».
  • De lancer une vérification générale des adresses, emails et téléphones.

Le module SMS permet :

  • D’envoyer un SMS (160 caractères) à un ou plusieurs membres. Pratique pour envoyer un dernier rappel, le jour même d’une tenue. Egalement très pratique pour les messages urgents. Un compteur indique le crédit restant de SMS. Les SMS envoyés peuvent faire l’objet d’un enregistrement optionnel dans un fichier log (personnaliser le site).

Le module Trésorier permet :

  • De gérer les libellés des opérations (affiliation, initiation, cotisation…).
  • De gérer le montant des opérations (avec gestion de l’historique).
  • De suivre les différentes cotisations (date du paiement, type de paiement, montant, note, paiements en plusieurs fois, reste à payer…).
  • D’exporter vers un tableur le tableau des cotisations.
  • De relancer par mail les membres qui ne sont pas à jour de leur paiement.
  • De visualiser les messages de relance envoyés.
  • De gérer les timbres.
  • De gérer et envoyer des reçus.

Le module Trésorerie permet :

  • De créer des comptes (compte courant, compte de caisse, compte épargne).
  • De créer des tiers.
  • De faire des exports vers un tableur.
  • De gérer plusieurs livres de comptes.
  • D’ajouter, modifier et supprimer des écritures.
  • D’accéder au bilan annuel.

Le module Contrôleur des comptes permet :

  • D’accéder en lecture seule au livre d’écritures.

Le module Vénérable Maître permet :

  • De programmer et gérer les collèges d’officiers (ajout, modification, suppression, ordre du jour, date, rapport).
  • D’envoyer un email pour convoquer le collège à une réunion.
  • De gérer les présences aux collèges.
  • De lancer par mail des demandes d’enquêtes (jusqu’à 3 enquêteurs).
  • De gérer les enquêtes (visualisation, suppression).

Le module Colonne d’Harmonie permet :

  • De noter pour chaque évènement les titres joués à la colonne d’harmonie.

Le module Webmaster permet :

  • De supprimer et gérer les documents (modifier la date, le titre, niveau, type, auteur).
  • De consulter l’historique des connexions au site (globale ou par membre).
  • De consulter l’historique des messages envoyés.
  • De personnaliser l’entête des emails envoyés.
  • De personnaliser la page d’accueil du site avec un message de son choix.
  • De modifier le modèle de texte des tenues pour accélérer la saisie du calendrier.
  • De personnaliser les dates (n° de semaine, jour et heure) des tenues.
  • D’accéder à la dernière version de la documentation.
  • De configurer le module enquête du V M
  • De créer des modèles de mails prêts à l’emploi.
  • De gérer les types des documents (ajout, modification, suppression).
  • De gérer l’annuaire web.
  • De débloquer un membre qui se voit refuser l’accès à l’extranet.
  • De gérer une liste d’invités avec leur niveau d’accès (apprenti, compagnon, maître).

Le module SuperAdmin permet :

  • D’ajouter une année.
  • De créditer des SMS à une Loge.
  • D’importer une liste de membres à la création d’un nouvel atelier utilisateur.
  • De gérer, ajouter, supprimer, modifier la liste des loges utilisant Extra-Loge.
  • De gérer les administrateurs webmaster des Loges utilisant Extra-Loge.
  • De transférer le dossier d’un membre entre deux Loges utilisant Extra-Loge.
  • De supprimer un membre d’une Loge.
  • De gérer les libellés des offices selon les rites.

Pour information le module SuperAdmin ne te sera pas accessible. Il m’est réservé.

Tous les membres utilisant un module autre que simple utilisateur, peuvent :

  • Imprimer l’état récapitulatif (à partir du trombinoscope) d’un membre, avec l’état civil, le parcours maçonnique, les postes occupés, la liste de ses documents et travaux.
  • Imprimer une vue synthétique annuelle des membres (Affiliations, Apprentis, Compagnons, Maîtres, Sommeil, Réveil, Démissions, Renvois, Décès).